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怎样写cover letter

上一篇博文中我提到写resubmission response letter中应该注意的一些问题,现在就来说说该怎样写submission cover letter。很多人都知道,cover letter是在初次提交论文稿件的时候,需要一并寄给期刊编辑的一封信。一般来说,期刊编辑是先看cover letter,然后再看具体稿件内容,以决定是否把稿件派发给领域内的相关专家评审(另一种可能就是直接的desk rejection,这我之前也有提到过)。那么,该怎样去写cover letter呢?

以我个人的经验,写cover letter,可以分大致三四个段落。第一段,大意就是表明想把什么稿件投到哪个期刊。这里要注意几个小问题。第一,还是信件开头的称呼。如果期刊有公开编辑的信息,可以考虑选择直接致信其中某位编辑,比如“Dear Dr. XX”。如果找不到这方面的信息,写“To whom it may concern”也是可以的。因为在投稿的阶段,作者一般确实无法预知稿件会到哪一位编辑的手里(当然,一旦编辑回复作者,接下来的交流就无疑不要再用Dear Editor或者To who it may concern之类的模糊语了,直接称呼该位编辑Dear Dr. XX即可)。第二,要写明自己所投稿件的标题,最好注上最基本的信息,包括总字数,总图(figure)数和总表(Table)数。第三,要写明所投期刊的全名,比如Journal of Neuroscience,而不是笼统地说“贵刊”。

第二段的任务是大致介绍所投稿件的重要信息。请注意,这个介绍和摘要(abstract)有所不同,不要把文章摘要原封不动地照抄一边。介绍的目的不仅是让期刊编辑对论文稿件的基本内容有所了解,也有一些向编辑“推销”(sell)稿件的意味。在实事求是的基础上,可以用一些比较抓人眼球的用词,以特别强调文章的独特之处,以及其为什么特别值得在该期刊上发表。同时,应该考虑到期刊编辑虽然一般都具有博士学历,但很可能专业和论文的领域并不一致。所以,在介绍的时候,要尽量用通俗易懂的方式介绍一些相关基本概念。而不是在很紧张的写作中,下意识以为无论自己写下什么专业术语,期刊编辑都一定能立刻心领神会。

第三段,按照许多期刊的规定,需要做一些必要的声明。比如,确认本文没有同时投给其它期刊,作者之间是否存在利益冲突(conflict of interest),确认所有实验遵从道德要求(ethical requirements)等等。

最后,要记得留下联系作者(corresponding author)的联系方式(邮件,电话 )。虽然在电子投稿(electronic submission)中,这些信息有专门提交,但是在cover letter里强调一遍总是好的。联系作者的联系方式万一出错,会导致期刊编辑的信件不能及时被收到、延误时机而造成遗憾。

另外,还有一点我想特别强调一下,就是关于信件的语气和礼貌问题。中华民族是礼仪之邦,很多面子上的礼仪特别讲究,用词语气上对对方特别尊敬,对自己呢就一定要透着谦卑。但是英文期刊的编辑绝大多数都是以英语为母语的西方人士,文化传统跟咱们不一样。语气谦卑,咱觉着是客气,可人家会觉得略怪异,说重了几乎仿佛显得投稿人有求于己、动机不纯。请记住作者和期刊编辑之间,是一种平等(peer to peer)的业务往来。必要的尊敬和客气那是当然的,但是太过就真的没有必要(我又想举一遍日本人鞠躬的例子了)。比如说,在最后的一段的信末,适当礼貌地感谢一下编辑即可,不用反复感谢。

总之,cover letter的意义和重要之处在于,它是期刊编辑对稿件的第一印象。写一篇简洁明了、信息明确、又能让期刊编辑快速理解论文特别和优秀之处的cover letter,能方便编辑、节省时间,有利于加快稿件的进一步处理。

 

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