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如何使图版格式满足期刊要求

科技期刊对图版的格式都有特殊的要求。我们在选择了目标期刊之后,如何保证我们的图版能被期刊接受呢?这里我们以三个出版社为例来讲解如何读懂期刊对图表格式排版的要求。

现在我们假想的文章有三个图版,图1是用Microsoft Powerpoint制作的实验流程图,图2是用Microsoft Excel制作的图表,而图3是几张显微镜照片组合起来的。

期刊图版格式

我们来看看如何满足下面三个期刊对图版要求:PLoS One, Immunology Letters, 和Inflammation Research. 因为同一个出版社对图版的要求基本是一样的,所以按PLoS One的要求排版之后就适用于所有PLoS 期刊,按Immunology Letters排版后适用于所有Elsevier旗下的期刊,按Inflammation Research排版后适用于所有Springer旗下的期刊。

我们先来找到期刊的Guideline for figures. 分别在这里: PLoS ONE: http://journals.plos.org/plosone/s/figures Elsevier 的所有期刊都会链接到这里: http://www.elsevier.com/authors/author-schemas/artwork-and-media-instructions Inflmmation Research: http://www.springer.com/biomed/immunology/journal/11?print_view=true&detailsPage=pltci_1907626 下面的“artwork and illustrations guidelines”

我们可以通过下面几个步骤解读期刊的要求:

1. 图形的类别。 我们知道图形有矢量图形和栅格图形两种。我们的图1和图2以原始文件保存的时候都是矢量图形;而图3中的照片属于栅格图形,文字部分如果没有栅格化,也属于栅格图形。当然图1和图2我们也可以存成栅格图形的格式,所以期刊有时虽然提到矢量图形和栅格图形,但是又会根据图版的内容,颜色,灰度进行分类,对不同类别的图形会有不同的格式和分辨率的要求。实际上,分辨率是针对栅格图形而言的,如果图1和图2我们能提供矢量图形格式的图版,就不存在分辨率的问题,但是如果我们只有把它们栅格化之后才能得到期刊接受的文件格式,就要注意期刊的分辨率要求。首先我们来看看我们的目标期刊是如何定义图形类别的。

PLoS 没有对图形进行分类。

Elsevier的作图指南里在 “Recommended File Formats” 一节提到vector graphics, bitmap (line art) (后面提到这种格式的图版只能包含黑色和白色), 和grayscale and color halftone images三类。我们的图1和图2属于vector graphics, 同时因为只有黑色和白色,所以也可以做成bitmap (line art),也就是把矢量图形改成栅格图形; 图3中的照片就属于color halftone images. 简单来说,所有照片类的图形都算是halftone images。

Inflammation Research把图形分为三类:line art (只有黑色和白色),halftone art, 和combination art. 我们的图1和图2 属于line art, 如果我们用了不同的颜色,它们就属于combination art. 图3如果没有文字,应该算是halftone art,现在我们有少量文字,而期刊没有明确规定照片加了多少文字算combination art, 所以我们暂时不能确定。

2. 格式要求 下面我们来决定每个图版要以什么文件格式及分辨率上传。

PLoS所有图版都是要求TIFF或者EPS。一般来说, EPS格式比较适用于矢量图形(我们的图1和图2),而图3最好是TIFF格式。PLoS对这两种格式的要求是:如果用EPS格式,要求把图中的文字“must be converted to outlines”,而TIFF格式要求分辨率在300-600 dpi. 为了简单起见,我们可以把三个图版都做成TIFF文件,300-600 dpi。

Elsevier的作图指南里在 “Recommended File Formats”提到接受多种不同的文件格式:矢量图形最好是EPS;所有类别都可以是PDF格式;栅格图形最好是TIFF,但是JPEG也可以接受;MS Office文件也可以接受。接下来又根据文件的类型和格式进一步分为六类:Line art - EPS (vector based), Line art - TIFF, Grayscale images in TIFF/JPEG format, RGB image in TIFF/JPEG format, combination art - TIFF/JPEG format, and combination art - EPS format. 这么多类别我们怎么决定呢?这里提到的最后一类,combination art - EPS format 不是很容易实现,需要Adobe Illustrator或者某些版本的MS Powerpoint,所以这里我们就不讨论了。可是还是有很多类别和格式,让我们有些无所适从了。实际上,这么多类别说明我们可以有多种选择,我们只要满足其中一种要求就可以了。我们的每个图版可以有以下这些选择的余地:图1和图2有五种选择:1) 以MS Office 文件提交。因为我们是在MS Powerpoint中制作这两个图版的,所以对我们来说这是最简单的方法,做好之后直接以.ppt格式提交就可以了。要注意的是,把图版存成低分辨率的图片再粘贴到MS Office文件中的做法会很影响图版的清晰度,我们是不建议的。2) 期刊最愿意接受的是EPS格式。因为EPS格式不能直接打开看,期刊要求另附一个“preview/document thumbnail”。3) PDF格式,我们可以从MS Powerpoint文件转存成PDF. 4) 如果我们以TIFF格式投稿,最低分辨率要达到1000 dpi. 因为我们的图里没有特别细的线,所以不需要将最低分辨率提高到1200 dpi. 5) JPEG格式也可以,分辨率要求和TIFF格式一样,保存时要选择“maximum quality.” 如果这两个图是彩色的呢?因为并没有最高分辨率的限制,所以这五种方式仍然是满足期刊要求的。彩色的图表如果以TIFF或JPEG格式投稿,可以算combination art - TIFF/JPEG format,所以最低分辨率500 dpi就可以了。图3有以下几个选择: 1) TIFF格式。如果按RGB image 算最低分辨率要求是300 dpi, 但是我们有少量文字,如果按combination art算分辨率要求500 dpi. 所以如果可能的话,我们把图3做成500 dpi就肯定满足要求,300 dpi可能期刊也会接受。2) JPEG格式。分辨率要求和TIFF格式一样,保存时要选择“maximum quality.” 3) PDF 格式。存成PDF格式需要注意保持分辨率和清晰度,正确的做法是从满足分辨率要求的高质量图形文件转存成PDF, 而不要在存成低清晰度的JPEG或者是粘贴到MS Office中之后再转存成PDF。

Inflammation Research对图版的格式要求是“For vector graphics, the preferred format is EPS; for halftones, please use TIFF format. MS Office files are also acceptable.” 对这个期刊来说,我们的每个图版可以有以下这些选择的余地:图1和图2有三种选择:1) 在MS Powerpoint中做好之后可以直接提交。2) 期刊最愿意接受的是EPS格式。3) 如果我们以TIFF格式投稿,最低分辨率要达到1200 dpi. 如果这两个图是彩色的呢?因为同样没有最高分辨率的限制,所以这三种方式仍然是满足期刊要求的。彩色的图表如果以TIFF格式投稿,算combination art,所以最低分辨率600 dpi就可以了。图3我们最好是只选 TIFF格式。如果按halftone image 算最低分辨率要求是300 dpi, 但是我们有少量文字,如果按combination art算分辨率要求600 dpi. 所以如果可能的话,我们把图3做成600 dpi就肯定满足要求,但是300 dpi期刊很可能还是会接受。虽然期刊接受MS Office files, 但是这一类图版如果粘贴到MS Office文件中,并不能保持分辨率,所以效果不好,不建议使用。

3. 图版的尺寸。接下来要确定期刊允许的图版的物理大小,就是把图版的文件按1:1打印出来时在纸上的大小。

在“Dimensions”这一栏,PLoS列出了图版最大和最小允许的尺寸。最大是19.05 cm宽,22.23 cm 高,最小是6.68 cm宽。在这个范围之内都是可以的。

Elsevier 指出图版最终印刷的时候有三个尺度:1,1.5 和2-column宽,分别是9 cm, 14 cm, 和19 cm宽,图版的高度不能超过24 cm. 也就是说我们的图版印刷的时候会被调整到这三个宽度。为了防止在调整的时候变形或者字体变得太小,我们应该尽量把图版做成接近其中的某个宽度,以打印出来以后能看清楚我们要表达的内容但是又不浪费空间为准。我们的图版都不大,印刷成1-column宽都是足够清晰的,那我们就把三个图版都做成9 cm宽就可以了。对于小的图版,Elsevier 的规定是不小于3 cm宽。

Inflammation Research的要求和Elsevier的类似,也是要符合column的宽度,但是具体数值不同,这里是 39 mm, 84 mm, 129 mm, 和 174 mm (相当于0.5, 1, 1.5, 和2-column 宽),高度不超过 234 mm. 这里我们需要把三个图版都做成8.4 cm宽。

4. 细节。 最后就是要注意字体,线条粗细这些细节方面的规定。每个图片(panel)的编号是大写还是小写,要不要粗体,放在什么位置等等。如果字体没有特殊规定,一个基本原则就是字体不要太小,一个图版中所有图片的标记要使用一致的字体,一篇文章中的所有图版也尽量使用一致的字体。另外还要注意图版的编号和图版说明要不要在图版文件中显示。多数期刊会要求这些都不显示在图版里,同时用图版的编号做文件名。

PLoS对图版中的文字的要求是Arial, Times, or Symbol font, 8-12 pt. 线条minimum 0.5 point。

Elsevier要求尽量使用Arial (Helvetica), Courier, Symbol, Times (or Times New Roman) 字体,不小于7 pt. 线条粗细介于0.1 到 1.5 pt。

Inflammation Research要求最好是Helvetica或Arial字体,8-12 pt, 线条最细是0.3 pt。

总之,通过上面这几个步骤,我们就可以读懂期刊对图版格式的具体要求,知道该如何准备我们的图版而不用担心因为图版不符合要求被拒稿了。

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