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在线提交(online submission)论文的一些注意事项

现在绝大多数期刊都提供在线论文提交(online submission)的服务,使得提交论文方便又快捷。不过,一些对这种系统还不太熟悉的作者,可能会对提交过程有种望之生畏的感觉。这里就说说在线论文提交的一些注意事项。

在提交论文前,一定要确保论文的格式符合所投递期刊的要求。所有期刊都会有一个Guidelines/Instructions for Authors,罗列了该期刊对论文格式的要求。如果觉得麻烦,也可以寻求编辑公司帮助(例如:LetPub的SCI期刊格式排版服务)。这个指南一般会有点长,很多人看着头疼。但是,不要因为头疼就忽略指南,一定要仔细阅读,千万不可跳过此步。 看的多了,你会发现指南中最重要的关键信息包括如下几条:标题的长度、摘要的长度及格式(即分段或不分段,Structured or Unstructured)、文章的分段组织(即Introduction, Materials and methods, Results, Discussion之类各个部分的组成)、文章的长度、表格(Tables)和图(Figures)的个数、参考文献引用和列表的格式。这其中,摘要的格式、文章的分段组织以及参考文献的格式也能通过下载所投期刊的已发表文章,有个一目了然的大致认识。请记住,每个期刊的格式都是该期刊根据出版的要求各自规定的,不同的期刊格式要求有相似之处,也必有不同之处。投递的稿件所到的第一站,即期刊编辑,会关注稿件是否符合期刊Author Instructions!

在按期刊要求规范好稿件准备在线投稿前,不妨检查一下是否所需的信息和资料都已经准备好。这些资料包括:所有作者的姓名、单位、有效联系方式( 普通邮件和电子邮件地址,corresponding author一般还需要留联系电话),推荐reviewers的姓名和电子邮件地址,和如下文件:cover letter(这个之前我曾写过一篇博文专门讲到)、稿件(manuscript)、图(Figures)。

对上述的材料这里再说明几点。一是关于作者的有效电子邮件地址,最好留学校或单位的帐号地址,以.edu类为最佳。如果实在没有单位电子邮件地址,注册免费的电子邮件帐号也是可以的。但个人不推荐使用QQ帐号,gmail、foxmail之类帐号名可用英文字母(帐号名最好是作者名字某种方式的拼写)的比较好些。二是关于manuscript和Figures的安排。文件manuscript一般包括标题/标题页、摘要、正文、表格和图例(Figure legends),具体格式参见Author Instructions的规定。对于图,一般来说,一个图有一个图文件。Author Instructions会规定只有某些特定的图文件才可被采纳(比如,.jpeg文件因是压缩文件,有些期刊是不采纳的)。第三点,我想特别强调一下大家在制作图的时候请注意线条、坐标、图上显示文字的清晰程度。一般期刊是不会专门给被采纳的文章修饰图的。所以,如果我们提交的图不清晰,发表出来就会不清晰!另外,如果文章被采纳,彩色图和黑白图的收费不同。除非彩色图有特殊优势,否则可以用黑白图。比如柱状图(bar plot),只有两三个组,就没有必要用彩图。最后一点,表格和图数目尽可能压缩。我见过好几篇文章包含了大量表格和/或图片,而其实这其中若干个完全可以合并成一个。这样不但节省空间,而且方便读者对比。

在以上信息和资料都齐全的情况下,万事俱备,只欠东风,我们终于可以正式在线提交论文了。当然,初次投稿的作者,需要在提交系统注册一个帐号。系统会发送确认信息到注册帐号的电子邮件地址,经作者确认后帐号方有效,可以进入提交页面。在这里建议准备提交前给manuscrip做个备份,然后打开,有些在线提交所需的信息可以从这个备份文件中直接拷贝粘贴。

提交系统会提示若干步骤,这些步骤大致是这样的。首先,输入作者信息,这可以直接从精心准备的manuscript备份文件里复制粘贴,只要注意别输错作者的先后排名以及对corresponding author的标识。接下来通常是选择作者推荐的reviewers及其电子邮件地址(关于如何选择recommended/suggested reviewers的问题,以后我会专门发文详述)。再下步是文章相关信息,包括标题,有时可能还需要running title和摘要内容(同样可从manuscript备份文件中拷贝)。一般cover letter是作为一个文件被单独上传的,有的提交系统则会要求在在线页面中填入cover letter的内容。在文件上传这个步骤中,直接按要求上传各个文件即可(cover letter, manuscript, figure files)。耐心等待所有文件上传完毕,很多系统会自动生成一个pdf文件(再次需要耐心等待该文件生成结束),包含了所有刚刚提交的信息。这是,作者需要审核所有提交资料(生成的pdf文件或者系统显示的页面内容)。请仔细审核!审核完毕,再点确认,提交过程就圆满完成了。提交完成后,可以用注册的帐号登录系统,随时跟进检查文章审核的进度。如在某一步被明显耽搁过多时间,还可联系期刊编辑加以咨询。

上面说的是大多数在线论文提交系统包含的步骤。有些可能会再多些内容,比如有页面需要作者做关于conflict of interest的选项/声明等等。看到额外的步骤不必紧张,规范的manuscript, figure files和cover letter中应包含了所有相关信息,按要求填写即可。

总结一下,在线论文提交的关键其实就是对所需的各项材料做好充分准备,特别是严格按照期刊Author Instructions准备的manuscript和figure文件、cover letter、所有作者相关信息、以及一个在该提交系统注册的帐号。做好这些准备后,按照系统的提示一步步填写页面或者上传文件,就大功告成!

(此文由LetPub编辑原创,转载请注明来自LetPub中文官网:www.letpub.com.cn/index.php?page=sci_writing_47


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客户反馈

  • 严米娜博士


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    International journal of nanomedicine


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    服务评价:

    非常满意LetPub提供的这次润色服务,由于当时时间紧迫,我提出了能否加快完成的要求,工作人员非常耐心而且非常积极地帮助我,在这里对LetPub工作人员表示衷心的感谢!

  • 张孝东老师


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    Human reproduction update


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    我的文章经过贵公司英文润色后在妇产科顶级的期刊Human reproduction update 发表,经过1年多的2次大修,期间编辑不厌其烦的反复和我沟通斟酌语法及用词,真的很专业,非常感谢!

  • 阙友雄博士


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    Scientific reports


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    服务评价:

    我们团队多次使用LetPub的翻译、润色服务,经过语言润色,论文语言质量确实大大提高。

  • 付一木老师


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    IEEE Transactions on Sustainable Energy


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    服务评价:

    我们课题组一直与LetPub合作,她的服务很规范,论文润色的质量有保证,让人很放心。另外,特别感谢贵公司一直与我联系的Belle女士。

  • 卢倩老师


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    Journal of Chromatography A


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    服务评价:

    我对LetPub的论文润色服务十分满意,该论文曾经因为“英语表达不地道”为理由而拒稿,而LetPub帮助我一次满足编辑的要求,帮助文章顺利发表!其次,LetPub的服务高效细致,替我省去许多麻烦!

  • Viktor Kukhar


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    N.A.


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    服务评价:

    We prepared a scientific publication and sent it to a scientific journal, but there were problems with the English language. Then the editors of this journal offered to apply for services in LetPub. We made it. Office Coordinator Marise Facher was in active correspondence with us , answered all questions. The specialists of LetPub had a very good work on our article. They amended the text of the article and made the explanations. Very good service. Many thanks!

  • 阮亚平博士


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    PHYSICAL REVIEW A


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    服务评价:

    之前文章经过多次审稿,很大程度是因为英文问题被拒稿,最后经清华一个老师推荐使用LetPub的英文润色,语言质量得到很大提高,文章很快就顺利接收了。

  • 罗斯特博士


    文章已发表在:
    BMC genomics


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    服务评价:

    LetPub公司是一家非常专业的论文编辑公司,之前我们课题组的文章经常由于语言关的原因经常被拒,后来经同事介绍将文章交给LetPub修改润色后,文章成功接收。LetPub公司的服务让人非常满意,以后会继续保持与贵公司的良好关系,期待下一次的合作。

  • 梁剑峰博士


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    International Journal of Molecular Sciences


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    之前在贵公司修改了2篇都已发表,你们的编辑服务对文章的发表有帮助。

  • 姚征博士


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    Journal of Petroleum Science and Engineering


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    我们研究团队已经请LetPub帮助润色了多篇英文论文,主要是煤层气等煤系非常规天然气方向的研究成果。LetPub的服务周到,高效率高质量,值得推荐!

  • 崔笑博士


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    Oncotarget


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    我已经与LetPub合作进行英文润色2次了,LetPub态度认真,专家选择很好,修改意见专业,工作细致,合同执行性好,值得推荐!

  • 史云胜博士


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    Nanotechnology


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    导师推荐的LetPub,反应迅速及时,服务规范和热情,修改的结果让人满意,并且比预计提前了一天,值得推荐!

  • 魏凯老师


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    Journal of virology


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    感谢编辑,修改的非常认真。可以看出LetPub是按照我的要求来挑选的编辑,改的非常好。

  • 孔维立博士


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    Virus Research


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    我们课题组的文章使用LetPub的编辑服务,合作很愉快。

  • 闫素丽老师


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    我们团队多次在LetPub修改文章,经过语言润色,文章质量大幅提高。

  • 陈新君老师


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    非常满意LetPub提供的多项论文发表相关服务。我们的文章经LetPub润色后立即接受。效率非常高,今后会继续合作。

  • 梁剑峰博士


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    Neurology India


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    LetPub的英文润色非常专业、及时,提出的修改意见很有价值,对论文投稿帮助很大,之前在贵公司修改了2篇都已发表,你们的编辑服务对文章的发表有帮助。

  • 胡延龙老师


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    你们的服务质量真心不错,以后会找你们继续合作的。

  • 张媛老师


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    Computational Intelligence and Neuroscience


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    LetPub的服务很规范,论文润色的质量有保证,让人很放心,在国内同行中算做的很不错了,已经推荐其他同事使用了。另外,特别感谢贵公司一直与我联系的Leslie先生。

  • 孔鹏飞老师


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    PloS one


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    从丁香园上了解到了letpub,当时相关的选择很多,可能是你们的网站给我留下了好印象。于是,抱着试试看的态度和你们开始了合作。你们给我的服务反馈比较满意,经过润色后文章顺畅了很多,投稿后没有过多因为语言问题头痛。后来,又选择了再次合作。目前为止,对你们还是非常认可和感谢,特别感谢一直与我保持联系的贵公司Belle女士。再此,希望你们的工作能百尺竿头更进一步,为大家提供更好的服务!

  • 郭晓玉博士


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    International Journal of Climatology


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    我已经在LetPub多次润色,基本文章都发表了,很不错的服务。

  • 欧贤红博士


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    朋友推荐的LetPub,选择的是资深修改,最后文章投出去直接录用,真是省时省事。已向同事推荐LetPub,希望以后多合作。

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